6 Software-Lösungen, mit denen Finanzabteilungen Rechnungen zügiger und präziser abwickeln
In vielen Finanzabteilungen verschlingt die Rechnungsbearbeitung einen unverhältnismäßig großen Teil der Arbeitszeit. Belege müssen geprüft, händisch eingepflegt, zur Freigabe geschickt, bezahlt und schließlich abgelegt werden. Bei jedem dieser Schritte können Verzögerungen, Fehler oder Systembrüche auftreten. Mit der neuen Pflicht zur elektronischen Rechnung verändern sich dabei nicht nur die verwendeten Formate, sondern die Abläufe insgesamt.
Wer den eigenen Rechnungsprozess jetzt neu aufstellt, sichert sich mehr als nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Es entstehen zugleich schnellere Zahlungsläufe, weniger händische Arbeit und Kapazitäten in der Finanzabteilung für strategische Themen. Die folgenden sechs Plattformen bilden zusammen die Grundlage eines zeitgemäßen, reibungslosen Rechnungsprozesses.
1. Sage: Grundlage Für Rechtssichere Buchhaltung Und E-Rechnung
Am Anfang eines modernen Rechnungsprozesses steht Sage. Die Software beherrscht die in Deutschland vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung, kann E-Rechnungen sowohl empfangen als auch ausstellen, verbucht eintreffende Belege eigenständig und sorgt für eine GoBD-konforme Archivierung sämtlicher Unterlagen.
Wer bislang noch auf handschriftliche Erfassung oder PDF-basierte Abläufe setzt, erlebt mit dem Umstieg auf Sage eine spürbare Veränderung: weniger Eingabearbeit, weniger Fehlerquellen, kürzere Bearbeitungszeiten und von Beginn an rechtliche Absicherung. Da die B2B-Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 stufenweise greift, bietet sich der Umstieg gerade jetzt an.
Warum das relevant ist: Sage sorgt dafür, dass sowohl ein- als auch ausgehende Rechnungen den rechtlichen Vorgaben entsprechen, ohne dass anschließend noch manuell nachgearbeitet werden muss.
2. Monday.com: Sichtbarkeit und Klarheit über Abteilungsgrenzen hinweg
Die Bearbeitung von Rechnungen findet nicht isoliert in der Buchhaltung statt. Einkauf, Projektleitungen, Geschäftsführung und externe Lieferanten sind gleichermaßen involviert. Laufen Abstimmung und Eskalation über verstreute E-Mail-Verläufe, gehen Informationen unter, und Verzögerungen setzen sich durch den gesamten Ablauf fort.
Monday.com bietet Finanzteams eine Projektmanagement-Umgebung, in der sich vielschichtige Rechnungsprozesse visuell darstellen lassen, Zuständigkeiten eindeutig verteilt werden und der Bearbeitungsstand offener Aufgaben laufend sichtbar bleibt. Als übergreifende Koordinationsebene stellt Monday.com sicher, dass nichts untergeht und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Warum das relevant ist: Eine klare Struktur und koordinierte Aufgabenverteilung ist die Grundlage dafür, dass spezialisierte Systeme ihr Potenzial voll ausschöpfen, ohne dass zwischen ihnen Informationen verloren gehen.
3. Pleo: Firmenausgaben, Die Sich Selbst Dokumentieren
Abseits klassischer Lieferantenrechnungen fallen in jedem Unternehmen fortlaufend kleinere Ausgaben an, etwa für Reisen, Softwareabos oder geschäftliche Bewirtung. Häufig werden diese erst Wochen später als Spesenabrechnung eingereicht, was die Buchführung ungenau macht und die Planung erschwert.
Mit Pleo erhalten Mitarbeitende Firmenkarten, über die der Beleg unmittelbar am Ort der Ausgabe erfasst und die Transaktion direkt einer Kategorie zugeordnet wird. Sämtliche Ausgaben sind sofort einsehbar und werden ohne manuelle Spesenberichte oder Abrechnungen zum Monatsende in die Buchhaltungssoftware übernommen.
Warum das relevant ist: Die sofortige Erfassung aller Unternehmensausgaben verhindert die Lücken, die durch verspätete Spesenmeldungen entstehen, und liefert ein durchgehend aktuelles Bild der Kostenlage.
4. Personio: Personalstammdaten Als Grundlage Präziser Freigaben
Der Berührungspunkt zwischen Personalwesen und Rechnungsbearbeitung liegt vor allem in der Reisekostenabrechnung: Wer war unterwegs, aus welchem Anlass, und welche Kosten dürfen erstattet werden? Liegen HR-Daten und Ausgabenverwaltung in getrennten Systemen, entstehen manuelle Übertragungswege, die Zeit kosten und Fehleranfälligkeit erzeugen.
Personio bündelt Mitarbeiterdaten, Freigabestrukturen und die Verwaltung von Abwesenheiten in einer Plattform und lässt sich an Ausgaben- und Buchhaltungssysteme anbinden. Fließen Genehmigungsrechte und Kostenstellen direkt aus dem HR-System in den Rechnungsprozess, werden Freigaben treffsicherer und Zuordnungsfehler seltener.
Warum das relevant ist: HR-Daten, die reibungslos in den Rechnungsprozess einfließen, verringern Rückfragen, verkürzen Freigabezeiten und verbessern die Kostenzuordnung in der Buchhaltung.
5. Candis: Vom Posteingang Direkt In Die Buchhaltung
Candis wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt, um Eingangsrechnungen digital zu bearbeiten. Belege lassen sich per E-Mail, Scan oder Upload einreichen, relevante Daten werden automatisch ausgelesen, und die Rechnung durchläuft einen festgelegten Freigabeprozess, bevor sie selbstständig ins Buchhaltungssystem übertragen wird.
Bei Unternehmen, die monatlich Dutzende oder sogar Hunderte Lieferantenrechnungen verarbeiten, verringert Candis den manuellen Aufwand erheblich. Anstatt jede Rechnung einzeln zu erfassen und intern weiterzuleiten, läuft der gesamte Ablauf automatisiert, inklusive vollständiger Nachvollziehbarkeit jeder Freigabeentscheidung.
Warum das relevant ist: Die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen senkt den Zeitaufwand je Beleg deutlich und verringert das Risiko von Fehlern bei der manuellen Eingabe.
6. DocuWare: Unveränderbare Ablage für sämtliche Belege
E-Rechnungen müssen im Originalformat unveränderbar aufbewahrt und jederzeit auffindbar sein. DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem, das für die GoBD-konforme Ablage geschäftlicher Unterlagen konzipiert wurde. Es gewährleistet, dass ein- und ausgehende Rechnungen manipulationssicher gespeichert, geordnet abgelegt und innerhalb von Sekunden wieder aufgerufen werden können.
Für Unternehmen, die im Rahmen einer Betriebsprüfung sämtliche Belege vollständig vorlegen müssen, bietet DocuWare die Gewissheit, dass keine Dokumente verloren gehen und die Vorgaben des Finanzamts erfüllt werden.
Warum das relevant ist: Die rechtssichere Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben. Ein zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem schützt bei Betriebsprüfungen und stellt die dauerhafte Verfügbarkeit aller relevanten Belege sicher.
Antworten Auf Wiederkehrende Fragen Zur Rechnungsverarbeitung
Was verändert sich konkret durch die neue E-Rechnungspflicht? Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung entgegennehmen können. PDF-Rechnungen zählen künftig als "sonstige Rechnungen" und gelten nicht mehr als E-Rechnungen. Die Bearbeitung verschiebt sich damit von der manuellen Eingabe hin zur automatischen Verarbeitung strukturierter Datensätze, was sowohl die Buchhaltungssoftware als auch die Archivsysteme betrifft.
Wie viel Zeit nimmt die Einführung eines automatisierten Rechnungsprozesses in Anspruch? Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen liegt die typische Umsetzungsdauer zwischen vier und acht Wochen, je nach Komplexität der vorhandenen Systeme und der Zahl benötigter Schnittstellen. Der größte Aufwand entsteht meist bei der Anpassung interner Freigabeprozesse und der Einarbeitung der Belegschaft, nicht bei der technischen Installation der Software.
Ist eine Schulung aller Mitarbeitenden für die neuen Systeme notwendig? Nicht generell, aber jene Mitarbeitenden, die regelmäßig Rechnungen einreichen, freigeben oder verbuchen, sollten mit den neuen Abläufen und Werkzeugen vertraut gemacht werden. Durchdacht gestaltete Plattformen wie Pleo oder Candis erfordern nur eine kurze Eingewöhnung. Eine kompakte Schulung sowie transparente interne Kommunikation über die neuen Prozesse bleiben trotzdem wichtig, um Vorbehalte abzubauen und Akzeptanz zu schaffen.
Welchen Effekt hat automatisierte Rechnungsbearbeitung auf die Beziehung zu Lieferanten? Einen positiven. Lieferanten, die zuverlässig und fristgerecht bezahlt werden, gewähren häufig günstigere Konditionen und behandeln die Zusammenarbeit vorrangig. Durch die Automatisierung verkürzt sich die Zeitspanne vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlung erheblich, was sich sowohl auf die eigene Liquiditätsplanung als auch auf das Verhältnis zum Lieferanten positiv auswirkt.
Wie geht man vor, wenn ein Lieferant noch keine E-Rechnungen erstellen kann? Innerhalb der Übergangsfrist dürfen Unternehmen weiterhin Rechnungen in anderen Formaten annehmen, sofern der Empfänger einverstanden ist. Langfristig empfiehlt es sich jedoch, Lieferanten beim Umstieg auf E-Rechnungen zu unterstützen, da dies den eigenen Bearbeitungsaufwand senkt und erst die vollständig automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
